Integração entre sistemas: entenda por que é tão importante

TOPdesk Brasil

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Não é incomum que a falta de integração entre setores da empresa cause ruídos na comunicação interna e eventuais prejuízos. Acontece que, nem sempre, essas falhas ocorrem por má vontade dos colaboradores, mas por uma simples falha de integração entre sistemas utilizados.

É natural que cada departamento tenha mais familiaridade com o sistema que usa no dia a dia. Em alguns casos, esses profissionais até sabem que é o seu trabalho que gera os dados que serão usados pelos sistemas do outro setor, mas, não consideram a gestão dessas informações como sua responsabilidade.

Como evitar que esse cenário cause prejuízos? A resposta é simples: integrando os sistemas e gerindo essas informações de maneira automatizada.

Aumento da transparência interna

Quando os departamentos não conseguem se comunicar, a empresa lida com uma sensação de insegurança interna. Os colaboradores não conseguem entender o que está sendo feito e nem sempre têm a dimensão do que está dando certo ou errado.

É claro que alguns dados são sensíveis e têm relação direta com um departamento, mas, entender um contexto geral ajuda o colaborador a se sentir mais seguro sobre o próprio papel na companhia.

Por exemplo: Renato atua no setor de Tecnologia da Informação (TI) e atende chamados gerados pelo Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC). Os chamados chegam via e-mail e se acumulam e ele os atende por ordem de chegada.

No setor de atendimento, muitos profissionais se chateiam, porque algumas demandas sérias só são atendidas quando a supervisão do atendimento entra em contato com a supervisão do TI. Renato também se chateia, pois precisa interromper uma tarefa para atender a outra, “mais urgente”, que ele nem sabia da prioridade.

Essa situação poderia ser resolvida usando uma solução que integrasse os sistemas, como os sistemas do TOPdesk. Assim, e-mails gerados pelo time de atendimento se transformariam automaticamente em chamados, que são organizados pela sua ordem de prioridade — e esse aumento do fluxo de informações, de forma correta, gera aumento na transparência.

Padronização da comunicação interna

É verdade que a comunicação interna é uma responsabilidade de setores específicos, como o Departamento Pessoal e o de Comunicação. Contudo, isso não significa que esse processo não deva ser aperfeiçoado por todos os outros departamentos — e é aí, que, novamente, surge a necessidade de integrar os sistemas usados na empresa.

Além de canais adequados de comunicação, como boletins internos, a comunicação se torna mais eficaz quando todos os colaboradores conseguem entender as suas demandas, sem precisar, sempre, pedir por mais detalhes. Como vimos no tópico anterior, isso pode ser facilmente resolvido fazendo a integração de sistemas que antes não conversavam adequadamente entre si.

Gerenciamento adequado de projetos

Todos nós sabemos que projetos são formados de pequenas tarefas, muitas vezes subestimadas. Ao olhar para as grandes realizações, ignorando os pequenos passos, os times tendem a colocar a execução dos projetos em risco.

Para evitar que esse cenário ocorra, é preciso que os líderes entendam como está o andamento dessas tarefas, em tempo real. Obter esses dados é simples, desde que a empresa esteja usando as ferramentas adequadas, como as soluções do TOPdesk.

Melhor uso dos recursos da empresa

De nada adianta o setor de RH se esforçar para contratar os melhores profissionais se, no dia a dia, o potencial dessas pessoas for desperdiçado. Imagine um time de TI altamente qualificado que passa os dias apenas resolvendo burocracias internas?

Entre os colaboradores pode existir uma visão negativa sobre a tecnologia, acreditando que ela serve para tomar empregos. Na realidade, o uso de sistemas existe, justamente, para que essas pessoas consigam ser mais bem aproveitadas em seus postos de trabalho, usando seu potencial e conhecimentos adquiridos na resolução de tarefas mais complexas.

Integração entre sistemas TOPdesk e ferramentas de monitoramento

Talvez, você esteja se perguntando: “como integrar as soluções TOPdesk aos sistemas que já uso?”. O TOPdesk pode ser integrado a mais de 90 sistemas já existentes no mercado.

Isso significa que essa integração ocorrerá de forma fluída, sem causar traumas aos colaboradores ou mudar drasticamente as suas rotinas. Em alguns casos, eles continuarão usando os sistemas de sempre, com a diferença de que esses sistemas passam a gerar dados e relatórios completos.

Em outros casos, o TOPdesk se adapta à empresa por meio de sua API, o que garante a personalização dos nossos serviços às necessidades da sua companhia. Em resumo: não é a sua empresa que se adapta às soluções TOPdesk, mas o contrário.

Dentro das possibilidades de integração do TOPdesk às ferramentas de monitoramento, podemos destacar:

1. TOPdesk e SCOM – Integração de Incidentes

O Microsoft System Center Operation Manager. A partir disso, registramos e processamos incidentes SCOM no TOPdesk. As informações de incidentes registrados no TOPdesk estão sendo atualizadas no SCOM. Os benefícios são muitos. Ele automatiza e integra o processo de incidente operacional no TOPdesk; tem fácil configuração e manutenção; reduz o trabalho manual intensivo; e reduz custos.

Benefícios do Cenário (Qixium):

  • Entregue como um serviço;
  • Informações do cenário: Painel; Exclusões (tarefas fáceis, reenvia, ignora funcionalidade); e Estatísticas;
  • Foco total nas integrações do TOPdesk;
  • Forte TOPdesk – parceria Scope4mation;
  • Pode ser facilmente expandido (e combinado) com outros cenários relacionados ao TOPdesk.

2. TOPdesk e Integração N-Central

Integre perfeitamente sua plataforma de monitoramento e gerenciamento remoto N-central® da N-Able com o gerenciamento de incidentes do TOPdesk.

Ao monitorar ambientes de TI com o N-Central, alguns tickets precisam de um acompanhamento administrativo. Normalmente você precisaria obter um gatilho do N-Central para registrar manualmente um ticket no TOPdesk, depois muito trabalho manual precisa ser feito para que isso seja registrado no TOPdesk. Isso resulta em registro demorado e impreciso, o que leva a interpretações errôneas e, em muitos casos, a trabalho extra (desnecessário).

Com o N-Central – TOPdesk Integration, o registro de tickets N-Central no módulo de incidentes do TOPdesk é automatizado e isso economiza muito tempo não apenas no registro, mas também no acompanhamento. Basta configurar a integração PSA no N-Central. Por cliente e mais detalhado em nível de dispositivo quais incidentes serão registrados no TOPdesk de forma totalmente automática ou seleção manual no N-Central.

Nosso Módulo de Integração sincroniza em ambos os sentidos com o Solarwinds local e a solução N-Able / N-Central baseada em SaaS.

3. TOPdesk e gerenciamento de eventos – Network Edition

A Martello integra o TOPdesk com suas soluções de rede favoritas (SolarWindsPRTGZabbixNagiosWhatsUp Gold ) para otimizar sua entrega de serviços de TI, evitar problemas e reduzir o tempo de inatividade do serviço. Combinado com nossa integração GRATUITA com o TOPdesk , reduzimos o ruído de alerta e encaminhamos apenas problemas críticos que impactam o usuário final para o TOPdesk como um incidente, tornando seus usuários mais proativos.

Com isso, é possível ver o status em tempo real dos serviços de negócios. Além disso, ele permite que as operações de TI e o gerenciamento de serviços de TI vejam os problemas do usuário final antes que eles liguem para a central de serviços. Ao reconhecer e criar um incidente de forma proativa, ele pode reduzir drasticamente o número de chamadas do usuário final para a central de atendimento e até 50% do tempo de resolução do problema.

A análise da causa raiz pode ser iniciada imediatamente e os problemas correlacionados podem ser destacados, sejam eles relacionados ao usuário final, ao aplicativo ou à infraestrutura. Esse uso proativo de informações de monitoramento ajuda as organizações a amadurecer suas operações de TI, alinhando-as com seus investimentos existentes no TOPdesk.

4. Conector TOPdesk (integração SCOM e Alerta do Azure)

O TOPdesk Connector é usado por nossos clientes em todo o mundo para integrar SCOM e Alertas do Azure com o processo de gerenciamento de incidentes do TOPdesk. Integrar os dois mundos tem duas vantagens: o engenheiro de suporte só precisa se concentrar em uma lista de problemas e a organização obtém informações valiosas. A configuração do TOPdesk Connector é flexível para dar controle sobre o grau de geração automatizada de tickets.

O TOPdesk Connector ajudará a agilizar o preenchimento dos alertas gerados pela solução de monitoramento de acordo com o processo de gerenciamento de incidentes utilizado para todos os outros problemas relatados.

Integração entre sistemas e o TOPdesk

Acima apresentamos algumas das integrações do TOPdesk com ferramentas de monitoramento, mas, há outras opções de ferramentas de monitoramento, além de mais de 90 possibilidades de integração do TOPdesk com outras ferramentas.

Como vimos, a integração entre sistemas é um desafio do mundo corporativo, sempre foi. Contudo, desatar esse nó está cada vez mais simples, desde que a empresa recorra a soluções SaaS, criadas especificamente para tornar o seu dia a dia mais fácil, como é o caso do TOPdesk

Converse com um consultor TOPdesk e descubra como está a maturidade da sua empresa e como ela se beneficiará da integração de sistemas!

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