Gerenciamento de reservas: TOPdesk colabora com setor de educação

TOPdesk Brasil

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A pandemia de Covid-19 ilustrou uma série de dificuldades de comunicação presentes nas tentativas de ensino remoto. Em muitos casos, vimos professores e alunos tentando manter contato por meio de ferramentas populares, como o WhatsApp — e não é segredo para ninguém que o uso de ferramentas inadequadas gera muitos problemas para a área de Tecnologia da Informação (TI).

Muitos estudantes simplesmente não conseguiam assistir às aulas ou entregarem suas tarefas. Em muitos casos, a falta de familiaridade de professores e alunos com algumas ferramentas, como o Google Docs, por exemplo, gerou chamados que buscavam entender o porquê de as tarefas não terem chegado aos professores, por exemplo.

Contudo, quem atende esses chamados sabe que as falhas de comunicação existiam antes da pandemia. Por isso, resolvê-las é fundamental para melhorar a experiência dos alunos, professores e, claro, o trabalho do time de TI. Nesse caso, ter um bom sistema de gerenciamento de reservas é a solução.

Quer entender como fazer isso? Então, continue neste artigo.

Gerenciamento de reservas de recursos

Para conseguir melhorar a experiência de ensino dos alunos, muitos professores recorrem a atividades fora da sala de aula, como palestras com profissionais experientes, uso de laboratórios, equipamentos etc. Esses recursos são limitados e devem estar disponíveis a todos, desde que o agendamento tenha sido feito de forma correta — e aí que mora um problema comum na rotina de escolas, cursos e faculdades.

Reservas malfeitas geram problemas de comunicação e frustram alunos e professores. Mais do que isso, impactam negativamente a maneira como esses alunos avaliam a instituição de ensino. Quando essas falhas ocorrem de forma recorrente, podem gerar cancelamentos de matrícula.

Do lado do time de TI, fica a frustração por nem sempre conseguir justificar a falha. Em muitos casos, ela ocorre porque o sistema de reservas usado é ineficiente, pouco intuitivo e instável.

Processos que exigem um sistema de reserva ágil

Biblioteca

Comecemos pelo departamento mais clássico. Uma biblioteca é parte importante na rotina de um aluno, principalmente se ele estiver no ensino superior. Não conseguir emprestar um livro pode significar uma nota baixa, gerando prejuízo ao estudante.

Assim, a instituição precisa saber quais obras estão disponíveis para empréstimo, quais livros precisam ser repostos, quais foram solicitados pelos usuários etc.

Criar e gerenciar esse grande banco de dados é uma missão e tanto, que não pode ficar refém de planilhas.

Auditórios

Os auditórios oferecem uma experiência diferenciada ao aluno, mais solene. Por isso, muitos professores reservam esses estabelecimentos com antecedência, ficando muito frustrados quando a reserva não é feita adequadamente.

Além disso, a manutenção desses espaços pode gerar chamados para times de manutenção, que precisam ser devidamente informados sobre a necessidade de limpeza, troca de lâmpadas etc.

Laboratórios

Os laboratórios são parte crucial na formação de muitos profissionais. Em alguns casos, é impossível ter uma experiência adequada de aprendizado sem eles.

Além da reserva desses espaços, a instituição precisa que eles estejam funcionando sempre. Por isso, é necessário usar um sistema que abra e gerencie adequadamente chamados de manutenção ou troca. Depender apenas da memória dos colaboradores é arriscar muito, até porque, esses equipamentos são parte do ativo da empresa e devem receber manutenção adequada.

Dependendo do segmento dos cursos e da instituição de ensino, podem existir outros recursos que precisam de acompanhamento. Independentemente do caso, as soluções da TOPdesk podem ser adaptadas para gerenciar esses itens.

Gerenciamento de reservas: solução que ajuda vários departamentos

Não é apenas o setor de TI que ganha eficiência com o uso das soluções da TOPdesk. Outros departamentos, como o de atendimento e o de marketing também são beneficiados, ainda que indiretamente.

Ao criar um ambiente que gere menos problemas aos alunos, os atendentes não precisarão lidar com reclamações relacionadas à gestão das reservas. Ao mesmo tempo, essa eficiência melhora a experiência dos estudantes e pode se tornar um ponto forte da marca educacional.

Para as empresas que atuam dentro do modelo de ensino remoto, a gestão dessas informações é primordial. Como citado no começo deste artigo, o uso de soluções inadequadas para gerar chamados com o time de TI causa ruídos e prejudica experiência de todos os envolvidos.

Em alguns casos, o aluno do ensino remoto só irá à sede da instituição de ensino para ter acesso a algum recurso, que, nesse caso, precisará estar devidamente reservado.

Solução TOPdesk

A TOPdesk já atuou em mais de 5 mil projetos, em diversos países. E temos vários cases de sucesso no setor de educação. Mais do que uma empresa de tecnologia que oferece um sistema de gestão, a TOPdesk personaliza sua solução para as demandas do cliente, adaptando-se às suas características e melhorando a experiência do contratante.

O trabalho é feito dessa forma porque muitas marcas têm dificuldade em adaptar seus processos internos, muitos deles ativos há anos, a uma tecnologia nova. Quando ocorre o contrário, quando a tecnologia é moldada para se adaptar às demandas da empresa, a taxa de sucesso da implementação sobe exponencialmente.

Sabemos que muitos times podem ter dificuldades para se adaptar a um software — e essa é outra razão para que o sistema escolhido se adapte à empresa, em muitos casos, atendendo às demandas que os próprios colaboradores apontaram.

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