Comunicação entre departamentos: por que implementar o service desk?

Comunicação entre departamentos
TOPdesk Brasil

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A sinergia da equipe certamente é algo que corrobora na consolidação de um negócio. Em meio aos desafios da pandemia do coronavírus, e a implementação do trabalho remoto de forma global, muitas empresas encontraram problemas em manter a comunicação entre departamentos unificada. Sobretudo, naquelas que já enfrentavam essa dificuldade na forma presencial.

E então, como operar nessa situação? A tendência é que muitas empresas mantenham parte de suas operações fora da organização, ou mesmo, que incorporem modelos híbridos. Em ambos, é preciso ter atenção redobrada à integração entre os departamentos para continuar mantendo processos alinhados e galgando resultados.

Quer saber como manter processos alinhados e garantir fluidez à sua operação? A tecnologia pode te ajudar a superar este desafio no service desk. 

Continue a leitura e saiba mais!

Service desk e a comunicação entre departamentos

A comunicação entre os departamentos é agente importante dentro da empresa. Para fazê-la, a tecnologia é forte aliada. Operações bem estruturadas, equipe preparada e, sobretudo, com comunicação integrada entre os departamentos respaldam no atendimento eficaz aos clientes da organização.

Por isso, não nos intimidamos em afirmar que o service desk é fundamental para clarear processos, otimizar suas operações internas, auxiliar na comunicação eficiente entre os departamentos e agregar valor à experiência consistente do cliente, lealdade e engajamento. Tais aspectos são argumentos consistentes a apresentar aos gestores que buscam sincronia da equipe e, consequentemente, melhores resultados.

Em resumo, o software de Gestão de Serviços Corporativos (Enterprise Service Management, ou ESM) da TOPdesk permite que suas equipes sejam mais colaborativas, unindo forças e processando solicitações por meio de uma única plataforma. Isto é, o ESM envolve todos os departamentos da sua empresa, garantindo a resolução de problemas com mais rapidez, facilitando a comunicação e, consequentemente, oferecendo uma melhor experiência aos solicitantes e clientes.

 

Ao ganhar produtividade na resolução de demandas você reservará mais tempo para melhorias ainda maiores, como investir no base de conhecimento da sua empresa, por exemplo.

Benefícios do service desk

O processamento de todas as solicitações na mesma ferramenta de ESM significa melhor colaboração entre departamentos e interações mais suaves com o cliente. O TOPdesk permite que você atribua e compartilhe chamados facilmente, obtenha informações sobre projetos conjuntos e aproveite o conhecimento – tanto entre suas equipes quanto com terceiros, como fornecedores.

E os benefícios não param por aí. A gestão de serviços corporativos não se trata apenas de ferramentas de compartilhamento, mas também de colaborar na forma como você presta seus serviços. O que isso significa?

  • Começar a aplicar as melhores práticas de cada equipe;
  • Garantir colaboração facilitada entre a equipe;
  • Definir objetivos comuns;
  • Criar relatórios que cobrem as metas de várias equipes;
  • Gerenciar expectativas e cumprir SLAs;
  • Ter clientes mais satisfeitos;
  • Obter maior ROI e reduzir custos;
  • Melhorar a qualidade dos serviços.

Comunicação fluida com gestão de mudanças

Já falamos sobre como uma solução de ESM pode facilitar a comunicação entre departamentos, então vamos a um exemplo? O processo de admissão de novo colaborador permeia várias áreas como o setor financeiro, facilities, tecnologia da informação e recursos humanos. Dessa maneira, é comum que as áreas enfrentem dificuldades em se comunicar e estabelecer um processo que corra sem intercorrências. O resultado? Muitas vezes, os colaboradores chegam para o primeiro dia de trabalho e se quer têm um notebook à sua disposição. Isso ocorre por conta do desalinhamento dos processos e da falta de conexão entre os departamentos envolvidos.

 

Como solução, o módulo de Gestão de mudanças do TOPdesk permite a criação de workflows completos de maneira fácil. Assim, é possível reunir as atividades interdepartamentais em um único processo, automatizando etapas e garantindo a fluidez das ações. O resultado dessa vez? Departamentos conectados, demandas entregues com sucesso e cliente satisfeito!

 

Veja abaixo, uma imagem que exemplifica um workflow de novo colaborador.

workflow gestão de mudanças

Leve seu projeto de service desk para além da TI

Por experiência, notamos que o setor de tecnologia da informação é, muitas vezes, o responsável por investir em soluções tecnológicas e inovar nos processos. Porém, ressaltamos a importância em compartilhar essas melhorias com outras áreas, para que todas possam trabalhar de forma conjunta e compartilhar os bons resultados. Veja abaixo alguns benefícios em compartilhar a solução de ESM com outros departamentos:

  • Experiência do solicitante otimizada pelo atendimento mais ágil;
  • Centralização do ponto de contato por meio do portal de autoatendimento unificado;
  • Processos sincronizados e fluidos com workflow completos;
  • Redução de custos ao compartilhar o investimento entre áreas;
 
E como levar seu projeto de service desk para além da TI? Em primeiro lugar, analise e compartilhe os benefícios que sua área vem conquistando. Números são sempre fundamentais para convencer pessoas de uma boa ideia! Os relatórios e dashboards do TOPdesk podem ajudar você nessa. É importante também saber o nível de maturidade da sua empresa para entender se ela está preparada para dar este próximo passo rumo à excelência de serviços. Ainda, é essencial conversar, ouvir e entender as necessidades dos outros departamentos, para que ambos possam colaborar da melhor forma e fazer a expansão do projeto de maneira a atingir objetivos mútuos.

TOPdesk está aqui para ajudar você

Se você busca apresentar a importância da implementação do service desk aos seus gestores, ou mesmo aos gestores de outras áreas que ainda têm dúvidas sobre os benefícios de uma solução de service desk, vale ressaltar que na TOPdesk, você irá contar com uma consultoria em TI. Trata-se de um serviço especializado que tem por objetivo fornecer suporte em diversas questões relacionadas à tecnologia. Nesse sentido, esses serviços incluem o auxílio no mapeamento de necessidades, planejamento de projetos e execução das estratégias utilizando ferramentas tecnológicas.

Com nosso suporte técnico especializado, sempre que surgirem necessidades você terá acesso ao nosso time de especialistas que o orientarão quanto a melhor atitude a ser tomada para solucionar seus problemas relacionados a tecnologia.

Conecte departamentos com o TOPdesk

Se os departamentos da sua empresa ainda trabalham em ilhas e você sente que precisar otimizar a conexão e comunicação entre eles, saiba que podemos ajudar você a dar os primeiros passos.

Para começar, baixe gratuitamente o e-book sobre colaboração entre departamentos! Ou se preferir, solicite um teste gratuito da solução TOPdesk e veja na prática como podemos trabalhar juntos.

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